Protection des données et droit à l’image
Généralités
PRINCIPES DE BASE
L’Association de la Colonie de vacances de Martigny à Ravoire (Colonie de Ravoire / Camp Plein Soleil) assure la protection des données personnelles et le droit à l’image de toutes les personnes prises en charge, engagées ou membres de l’Association.
L’Association veille en particulier à la protection de la personnalité des mineurs qui sont sous sa responsabilité durant l’organisation de camps de vacances.
RESPONSABILITÉS
Le Comité assure la mise en œuvre des moyens pour protéger les données et le droit à l’image des personnes. Durant les séjours, il délègue cette responsabilité aux membres de la direction des camps, notamment pour la prise et la diffusion des images durant les camps.
Les membres de la direction des camps assurent la mise en œuvre des prescriptions des règles établies par le Comité. En particulier, ils sensibilisent les membres de l’équipe, notamment lors du séjour de préparation, ainsi que tout au long des camps. En cas de doute, ils en réfèrent immédiatement aux membres du Comité.
Les membres de l’équipe d’animation appliquent les règles établies. En cas de doute, ils en réfèrent immédiatement aux membres de la direction de leur camp.
Prise d’images
La prise d’image d’enfants durant les camps est soumise à l’autorisation écrite de leurs parents ou représentants légaux. Cette autorisation vaut également pour les membres mineurs de l’équipe d’animation.
L’autorisation est sollicitée au moyen du formulaire de prise en charge de l’enfant. Les parents doivent se positionner sur le texte suivant (point 15) :
Droit à l’image : Durant le séjour, nous réalisons une vidéo et des photos souvenirs des activités des enfants. Ces souvenirs sont en vente à la fin du séjour et sont de fait mis à votre disposition pour un usage strictement privé (pas de partages sur vos réseaux sociaux, etc.). Certaines photos choisies sont utilisées sur le site internet de la colonie (hébergé en Suisse), pour illustrer notamment le blog des séjours. Nous ne diffusons pas de photos sur les réseaux sociaux où les enfants peuvent être reconnus.
Plus d’informations sur notre site internet à ce sujet : www.camp-pleinsoleil.ch/donneesJ’autorise à photographier et filmer mon enfant durant le séjour
dans les buts décrits ci-dessus : oui non
Diffusion et publication d’images
Site Internet officiel de l’Association
Principes de base : ne sont diffusées sur le site Internet de l’Association que des images d’enfants pour lesquels une autorisation formelle des parents existe. Les photographies sont sélectionnées dans le but d’illustrer les activités de la Colonie (et seulement dans ce but) et ne doivent pas porter préjudice aux enfants (situations inconfortables, etc.).
La vidéo souvenir ainsi que l’ensemble des photographies du séjour ne sont pas diffusés sur notre site internet (cf. le point sur la transmission des souvenirs).
En l’absence d’autorisation spécifique ou en cas de doute, ne sont utilisées que des images générales sur lesquelles il n’est pas possible d’identifier formellement les personnes (vues d’ensemble).
Sur demande d’un parent, l’Association s’engage à retirer dans un délai raisonnable une ou des photographies de son site Internet.
Le site internet de la Colonie est hébergé en Suisse sur un serveur sécurisé de la société Infomaniak et accessible aux adresses suivantes :
Le site internet est propriété de l’Association, est mis en ligne et à jour par cette dernière. Elle a la charge de veiller à la sécurisation par des mises à jour fréquentes de ce dernier et confirme qu’aucune donnée n’est stockée à l’étranger.
Réseaux sociaux
Il est important de se rappeler que, lors de toute diffusion d’images ou d’information sur des réseaux sociaux ou via certaines applications :
- Que les données (images, films, messages) deviennent généralement la propriété des sites en question, ce qui implique perte potentielle de droits et de contrôle sur leur utilisation.
- Que les données sont généralement copiées et stockées sur des serveurs souvent à l’étranger et don potentiellement soumises à des législations différentes de celles existant en Suisse.
Principes de base : La direction seule est responsable d’alimenter les réseaux sociaux officiels de la Colonie (compte Facebook, Instagram et Twitter) ou le site Internet de l’Association. Les membres de l’équipe d’animation ne sont pas autorisés à le faire (ils n’en ont pas l’accès).
De manière générale, les réseaux sociaux sont utilisés comme vitrine qui appelle à voir du contenu sur notre site internet.
- Les photos diffusées sur les réseaux sociaux ne permettent pas de reconnaitre les enfants (pas de visage).
De plus, l’équipe d’animation, direction comprise, ainsi que le Comité ne peuvent pas poster sur leurs comptes privés des photographies ou vidéos au sujet des camps de vacances où les enfants peuvent être reconnus. De plus, ils veilleront à propager une image bienveillante de l’Association.
Souvenirs : vidéo et photographies durant le séjour
Durant le séjour, nous réalisons une vidéo et des photos souvenirs des activités des enfants. Ces souvenirs sont en vente à la fin du séjour et sont de fait mis à la disposition des parents pour un usage strictement privé (pas de partages sur vos réseaux sociaux, etc.)
Un lien de téléchargement (durée de 30 jours) est créé depuis sur notre serveur Microsoft OneDrive (Cf. gestion de nos données) pour vous permettre de récupérer les photos et la vidéo du séjour de votre enfant. Elles ne sont en aucun cas en libre téléchargement.
PROTECTION DES DONNÉES
Données liées aux enfants et/ou à leurs parents (hors images)
GÉNÉRALITÉS
La Colonie de vacances de Martigny à Ravoire récolte différentes données sous la forme de formulaires (papiers et/ou numériques) pour la bonne marche de ses activités (organisation des camps, mise à disposition de son logement à des tiers).
Quelques éléments de statistiques liés à la fréquentation du site sont également collectés automatiquement et utiliser uniquement en interne pour l’amélioration continue de ce dernier.
Devoir de réserve
L’équipe encadrante ainsi que les membres du Comité de l’Association traitent des données personnelles et sensibles dans le cadre des activités de la Colonie. Bien que non soumis à un secret de fonction, ceux-ci s’engagent à respecter un devoir de réserve et à ne pas diffuser des informations personnelles et/ou sensibles en dehors de leurs activités pour l’Association.
Principes de base
Les données personnelles utilisées lors de l’inscription (par internet ou par formulaire papier) sont utilisées de manières informatisées dans le cadre des activités liées à l’association (création des séjours, publipostages, facturations, listes, statistiques de fréquentation, etc.). Il en va de même pour les données de réservation de notre logement.
- Données personnelles : nom et prénom des parents, noms et prénoms des enfants, âge, date de naissance, école, adresse complète, numéro de téléphone et adresse email.
Aucune donnée n’est transmise à des tiers externes gratuitement ou contre rémunération. Celles-ci sont archivées (cf. archives). Il en va de même pour les données personnelles de nos équipes encadrantes.
Les données sensibles concernant les enfants et/ou leurs parents ne sont pas diffusées en-dehors de la direction des camps et du/des moniteur(s) concerné(s). Ces données ne sont pas informatisées. Il s’agit des informations contenues dans les Formulaire de prise en charge de l’enfant (informations concernant les traitements médiaux, etc.).
- Données sensibles : les opinion et activités religieuses, politiques et syndicales, les données liées à la santé, la sphère intime ou l’origine raciale, les mesures d’aide sociale et les poursuites ou sanctions pénales et administratives.
Ces données sont de par la loi à protéger absolument de toute diffusion abusive. C’est pourquoi elles ne sont pas informatisées. Durant le séjour, celles-ci sont sous la responsabilité de la direction dans le cadre du bon déroulement des camps et en dehors des camps, sous la responsabilité de l’administration. Ces documents sont détruits au maximum 6 mois après le séjour.
Les données sensibles de l’équipe encadrante sont également traitées selon ces mêmes principes.
Aucune donnée concernant les enfants et mineurs ne peut être transmise à des tiers externes à l’Association sans l’accord des parents ou des représentants légaux (exemple : visite médicale).
Gestion numérique des données
L’Association de la Colonie de vacances de Martigny à Ravoire utilise comme les écoles obligatoires Office 365 de l’entreprise Microsoft (messagerie, espace de stockage et outils collaboratifs).
Un contrat spécifique « Association » a été établi sur les mêmes bases que le contrat signé avec les écoles publiques. Celui-ci garantit que les données sont stockées en Europe (RGPD) puis dès juillet 2020 en Suisse. Les données sont cryptées et Microsoft ne les utilise en aucun cas.
Archives
La Colonie conserve ses archives afin d’assurer sa bonne gestion et de constituer la mémoire de l’Association et de ses activités. Ces archives sont en principe accessible aux membres de l’association ou à toute personne intéressée sans restriction, sous réserve de la protection des données personnelles mentionnées plus haut. Les données sensibles ne sont pas accessibles.
Martigny, le 31 mai 2020
Version 1